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永锡:时间管理,管的到底是什么?

标签: vol.85原创杂志知行者
  • 子珍
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编辑:子珍 发布时间:2 年前

年已经45岁的他说,时间管理应该是35岁以后的人才有能力学到精髓的。学习这项技能所需要的,不仅仅是“时间”,更重要的是宝贵的工作经验和人生经历。

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采访、撰文/小安

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大学毕业,已经工作了十几年,才接触到时间管理,会不会太晚?时间管理,管理的是时间吗?时间该如何管理?是不是更年轻一些的人学习这个才有价值?

较早在台湾和大陆推广GTD(Get Things Done)时间管理体系的张永锡,生于1970年,今年已经45岁的他说,时间管理应该是35岁以后的人才有能力学到精髓的。学习这项技能所需要的,不仅仅是“时间”,更重要的是宝贵的工作经验和人生经历——没有做过很多种工作,没有足够复杂的项目历练,没有受过重大打击,恐怕很难领会GTD背后的终极意义。

永锡有一位学员说,时间管理,管理的并不是时间,而是自己人生中最重要的事和人。而什么是“重要”?对每个人来说都不一样。于是和永锡关于时间管理的对谈,直接深入到了“人生目的”、“价值观”和“灵魂”的核心层面。

我们一直努力要把事情都安排妥当,都做好,究竟是为了什么?我们一生中做了那么多事情,究竟想要获得什么?学习时间管理仅仅是为了把事情快快做完吗?永锡说,于他而言,在用时间管理工具把所有事项组织好的同时,在不断深入这个体系的过程中,他慢慢梳理出了自己真正认可的价值观,一个能够带领他获得快乐和圆满的人生的价值观——Not only your job, but also your life.不只为了工作,更是为了生活。

一个连续抑郁症患者的自我进化

心探索:看了你过往的经历,工作领域很丰富,是怎样开始做时间管理培训的呢?

永锡:我大学的专业是土木工程,但我不是传统意义上的“好学生”——我不喜欢听课,我喜欢看书自学,而且看了之后就会尝试去用。那个时候就对时间管理很感兴趣了,在大三大四也就是1990年左右,开始花很多时间来记录和统计自己的时间。我每周印一张日程表,做计划,每周会回顾总结一次,还会用颜色去标,比如运动就标绿色,学习用紫色,吃饭用黄色,这样我就有一张彩色的日程表。到毕业,我积攒的日程表有一掌的厚度。我现在来看,那时候的方法是一个片段的方法,很像郭靖学降龙十八掌,一开始他只会一招,这一招虽然威力很大,但是跟他十八招都学会可以融会贯通的威力等级还差很多。

1999年,市面上出了一种工具叫PALM PDA(掌上电脑),这是第一个可以随身携带的计算机,现在的IPHONE就是以PALM为雏形的,它可以装APP,只是没有电话功能。其实它就是一个时间管理的工具,有日程表,有待办事项,有通讯录、记事本等等。我在美国见到这种机器,觉得非常好奇,当即购入带回台湾,边用边研究。仅仅一年之后,我读到了GTD的发明者DAVID ALLEN的书,读了以后非常惊讶,想起大学的经验,才明白那就是时间管理。那时候我已经从做了八年的土木工程转行,在创办自己的美语儿童学校了。

其实当我在大学学土木工程的时候,就学过一些项目管理的理论,如何管理一个工程项目,也有软件,叫甘特图,就是管工程进度的东西。进入实际工作后,我做过高速公路,有的是桥,有的是交流道,都是非常大而复杂的项目且责任重大,这种项目的管理就跟时间管理非常相关。我初入行时的主管跟我说,永锡你只能做单工,不能同时做多个项目,既然领导这么讲,我就拼命去学。加上后来自己开办连锁的美语儿童学校,涉及到另一种项目管理——具有固定重复日程的经营管理。

如果说PALM是时间管理的“器”,DAVID ALLEN的GTD时间管理理论就是如何有效利用这个工具的“术”、使用方法。所以这时“器”和“术”我都有了,对时间管理的学习和应用就开始发挥效力。那时候我写了非常多文章,发表在一个BBS论坛上,我写关于工具的,比如PALM又出了新型号啦,有时候也介绍一点软件,而GTD出现之后,我就既可以讲“器”,又可以讲“术”,又可以“器”和“术”合起来讲。比如待办事项出了一个新的APP,如何用GTD的方法来用呢?在2000年左右,台湾刮起了GTD的风潮,我也在其中继续深入,还特意到美国去跟随DAVID ALLEN学习。

还必须提到的是,在经营管理幼儿园的同时,我还参加了一个叫国际青年商会的世界性NGO组织。这个组织有两个特点,一是办很多活动,二是开会非常有效率。我在那里一连办了六年六届儿童英文演讲比赛,参赛的孩子加上家长,人数常常超过千人。

29岁时我就经历了这三种类型的工作和事务:制造实物、知识管理(固定重复日程的项目)、做活动(不固定的项目),都涉及到复杂的项目管理,后来到现在又独自创业和经营社群。可以说,我的工作和生活对时间管理的要求极高——为什么要学游泳,因为已经快淹死了——在这样复杂的项目管理的要求下,我必须要掌握一种有效的工具来提升我的时间管理的技能。因为在这方面的实践经历很丰富,心得也非常多,很希望用来帮助其他人,所以就慢慢开始专职进行时间管理的培训了。其实做时间管理是需要很多实际项目经验和历练的,我觉得时间管理学得成可能都要在35岁以后,它其实是一种很难掌握的能力,尤其对年轻人来说。

心探索:你说抑郁症帮助你升华了时间管理的内涵,这两者是什么样的关系?

永锡:我是个连续抑郁症患者,到目前为止被医生确诊的抑郁症我发作过四次。我想可能创意工作者更经常要面临这样的风险,因为总是要面对思想和灵感枯竭的恐惧。

其实人会抑郁,表面上看起来是不同的导火索:同事关系不融洽啦,被朋友背叛啦,工作不顺心之类,但背后的“根”都是同一件事:我不知道自己活着的意义是什么?我有什么价值?这一生我真正在意的是什么?回想这几次抑郁症,每一次都在推动我去更深一层思考这些问题。尤其是最近这一次,从2014年10月到今年6月,因为之前工作负荷过大,我又出现了恐慌和崩溃的症状,又一次跌入抑郁症,在家里休养了大半年。这期间,出于长期做时间管理养成的习惯,我还是会把自己的思考、想法记录下来,分类存起来,因为前几次的经验告诉我,我一定会好起来,当我可以走出抑郁的时候,这些想法就会成为我启动的动力。

在这次走出抑郁之后,我去参加了一次跟时间管理相关的课程。我们花了一些时间来梳理和制定自己的人生目的,课程结束前,每个人跟大家分享收获,到我的时候,我对大家说我这次梳理出来的价值观改变了,说这话的同时,我突然明白了这么多次抑郁症究竟为我带来了什么?它们给我的提醒是:我对自己的人生目的的定义过于单一了,我只知道要做什么事,就拼命去做,结果忽略了整个生活。而现在,我的价值观排序是:家庭、fun(开心)以及正直。意识到这个价值观的时候,我就释然了,我明白了努力做事的目的其实并不仅仅是为了完成这些事件,而是为了获得幸福和开心。

张永锡

时间管理讲师。15年时间管理修炼,1400篇时间管理文章。曾向美国时间管理大师David Allen学习GTD(Getting things done)时间管理系统。
曾在两岸举行43届时间管理公开班。曾为腾讯、联发科、Google中国与北京清华大学MBA等知名企业与学术机构提供时间管理培训。
2015年10月28日,他将在北京中关村创业大街针对创业者和企业管理者,举办“时间管理研习会北京企业专场”。

后文接续:

要高效率,更要慢生活

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