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要高效率,更要慢生活

标签: vol.85原创杂志知行者
  • 子珍
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编辑:子珍 发布时间:2 年前

我们讲了每天要找到那只“青蛙”,即最重要的那件事来做。而如何选取“青蛙”?就是依照自己的价值观来排序——你认为哪些事对你来说是重要的?研究和运用时间管理到一定程度,必然要触及价值观的问题。

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采访、撰文/小安

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心探索:介绍一下GTD时间管理理论的由来吧。

永锡:我的老师DAVID ALLEN即是GTD体系的创始人。他也有抑郁症——现代社会的人得抑郁症的比例是三分之一,尤其我们这类创造者是高危人群。他在从事时间管理研究之前做过三十几种工作,其中有些工作是跟心灵引导相关的,接触过很多玄学、冥想这一类的心灵课程,也一度做过心灵导师和顾问。他为什么会想到创建时间管理体系呢?因为他在当顾问的时候,慢慢觉得心灵课程中学到的东西直接拿到现实生活中来不太管用,因为你上课的时候可能觉得自己都快开悟了,但回到原来的生活,面对堆积如山的工作,很快又会崩溃。于是DAVID ALLEN逐渐把心灵课程中的一些元素慢慢发展成时间管理的一套系统,以“下一步行动是什么”这个问题来引导,以行动为核心,知行合一。现在他还自己开发一些时间管理的APP。

心探索:简单地介绍一下这套时间管理系统如何运用?

永锡:我把时间管理的实际应用分为三个层次。

第一层是比较简单的情况:你每天想一想有什么重要的事情要做,把它们列出来去做就好了;

到第二层就复杂一些:我们每天会有很多微信(wechat)、邮件(emails)以及笔记(notes),我把它们统称为NEWS(新讯息),每天的第一件工作就是把今天的NEWS整理好,按照事件的属性把它们归纳为七个门类,我称为“七种兵器”,比如可以授权给别人做的是一类,有既定时间的是一类,你自己可以立刻着手完成的是一类,还有些属于参考资料也另存为一类……这样分类整理所有讯息,可以帮助我们不让有价值的事情遗漏太多,然后我们就可以专注地去做当下那件最重要的事,我称之为“青蛙”;所以第二个层次就是处理好“青蛙”“NEWS”——基本上90%的日子里这样就够了。

可是偶尔就会有超大项目的出现,例如我的社群幸福行动家会已经举办了两届年会,每次都是来自全国多个省份的时间管理爱好者参加。年会执行起来是两天,包括接待参与者,为大家安排日程,会议,交流,团队拓展,用餐等。所以年会筹备也会花几个月的时间,参与者数十,都需要通过线上会议、协调、推动进展。这就应用到第三个层次,项目管理的层次。

心探索:前面讲了时间管理的“器”和“术”,它的“道”是什么呢?

永锡:我们讲了每天要找到那只“青蛙”,即最重要的那件事来做。而如何选取“青蛙”?就是依照自己的价值观来排序——你认为哪些事对你来说是重要的?研究和运用时间管理到一定程度,必然要触及价值观的问题。

时间管理的“时间”,英文是TIME这四个字母。DAVID ALLEN通过重新诠释这四个字母,把人的“身”、“心”、“灵”三个层面以及外部的工具、技术都整合进来,成为了一个完整的体系。

第一个T,是指theory(理论)、tools(工具)、technical(技术),这些工具类和技术类的东西,例如PALM PDA和GTD理论。然后是ME(我),它同时指人的生理和心理两个层面,也就是“身”和“心”。ME的生理层面,叫精力管理,有一句口诀(据说是医生开给李开复的建议):好玩好吃好睡好舒压。好玩就是运动,好吃是饮食养生,好睡是休息,好舒压就是学会纾解压力。比如我,早上起来做冥想,晚上跑步,开车的时候不听音乐,会用来观自己的呼吸,让自己的休息,在接受采访之前我会安排睡觉的时间,到采访的时候精力就比较充沛……

ME的心理层面也分两层,一是表层的情绪,DAVID ALLEN讲“心境如水”,即我们东方讲的“随顺”,怎么可以做到心像水一样柔顺呢?用好了时间管理的工具和技术,可以顺利地处理大部分的事项,情绪自然就稳定,波澜不惊。第二层是更接近本能的恐惧,“战或逃”的决策,例如发生一件意料之外的事情,心理上没有准备,这时你是选择留下来承担(战)还是逃避呢?如果你能把前面几层都做好的话,通常你就比较敢承担,也就是说当你可以做到前面的T(掌握工具和经验、能力),然后ME也可以做到心境如水,你就可以成为一个有担当的人。这样的人我们称之为“领导者”,时间管理是一个领导者的学问。

最后也是最核心的I,就是灵魂。我有一位老师前阵子得了脑瘤,因为压迫了视神经,他失明了九个月。在失明的日子里他就在思考,价值观发生了变化,重新思考人生的目的究竟是什么。然后他回来再跟我们讲什么叫I的时候,他说I就是灵魂,他把时间管理讲到了灵魂的层次。时间管理是我们探索世界的一个角度,从外在的工具和能力,到一个人的生理、心理,一直走到最深的价值观,还有你的人生到底有没有目的,直面生死和灵魂的问题。TIME这四个字母就是他生命的历练,简单的四个字母就把时间管理探索到的世界都讲完了:在练习时间管理的同时,你的精力管理、价值观管理都完成了梳理。这就是时间管理的“道”。

心探索:时间管理的目的究竟是什么?

永锡:台湾《天下》杂志有一位很有名的记者叫吴韵仪,她非常有才华,采访了很多世界一流的名人,可谓是做着一份dream job(理想工作),可是到某一个程度她就觉得不快乐,“为什么我做着dream job还是不快乐呢”?学习了时间管理她才发现,以前都是在追求工作,用所有时间把工作做好,可是很少时间去过好生活。于是我写了前面那句英文:Not only your job, but also your life.不仅为了工作,更是为了生活。

所以时间管理的终极目的是:高效率,慢生活。比如我们去新疆玩,一路上我们坐飞机以最快的速度到达,就是为了在那里可以慢慢地放松地玩——我们用时间管理这一套把事情组织起来,甚至同时也把价值观梳理出来,就是为了好好地去过自己的生活,有时间和心力从容地去关照自己的内心和生命的品质。

张永锡

时间管理讲师。15年时间管理修炼,1400篇时间管理文章。曾向美国时间管理大师David Allen学习GTD(Getting things done)时间管理系统。
曾在两岸举行43届时间管理公开班。曾为腾讯、联发科、Google中国与北京清华大学MBA等知名企业与学术机构提供时间管理培训。
2015年10月28日,他将在北京中关村创业大街针对创业者和企业管理者,举办“时间管理研习会北京企业专场”。

前情回顾:

永锡:时间管理,管的到底是什么?

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